W każdej firmie liczba przyjmowanych i wystawianych wszelakich dokumentów jest wręcz ogromna. Ich niewłaściwe przechowywanie lub zanik nie tylko zabiera wiele czasu pracownikom, aby go odnaleźć ale również mogą spowodować wiele innych problemów. Jak uniknąć takich sytuacji i wprowadzić porządek w dokumentacji w swojej firmie?
Jak utrzymać porządek w dokumentacji?
Jest to niemałe wyzwanie, a w firmach, w których obrót pism jest bardzo duży, staje się on ogromnym problemem. Przechowywanie wszystkich dokumentów w formie papierowej jest trudne i niebezpieczne. Jednakże, każda firma ma obowiązek przechowywać swoją dokumentację przez określony okres i w oryginalnej wersji. A może by to ułatwić i postawić na formę elektroniczną? Digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie swojego archiwum, wprowadzanie obliczeń oraz wyszukanie istotnych dla nas informacji w danym czasie. Co więcej, usprawnia obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
Jakie dokumenty musisz przechowywać w swoim przedsiębiorstwie?
Aby prawidłowo uporządkować dokumenty, należy dowiedzieć się, które z nich obowiązkowo należy przechować. Są to:
- dokumentacja VAT i PIT,
- dokumentacja ZUS,
- umowy zawarte z pracownikami,
- księga przychodów oraz rozchodów,
- ewidencja środków trwałych i wyposażenia,
- dokumentacja związana z dokumentami fiskalnymi,
- kopia dokumentów kasowych,
- faktury kosztowe oraz sprzedażowe.
To jaki rodzaj dokumentów należy przechować zależy oczywiście od charakteru Twojego przedsiębiorstwa. Wprowadź porządek w swoim archiwum i zatrudnij odpowiednią firmę, która się tym zajmuje.
Jakie zalety daje optymalizacja dokumentów?
Dzięki optymalizacji dokumentów w swojej firmie nie tylko poprawisz komunikację w swojej firmie, ale również podniesiesz wydajność pracowników. W zależności od tego, jaki jest Twój cel, możesz osiągnąć wiele korzyści, takich jak:
- obniżone ryzyko błędu,
- transparentność procesu,
- wyższe zadowolenie klientów,
- atrakcyjniejsze zarządzanie zasobami,
- zgodność z określonymi wymogami,
- większa powtarzalność wyników, która przekłada się na jakość i przewidywalność.
Wybierz firmę, która specjalizuje się w optymalizacji procesów dotyczących dokumentacji!
Atutor to firma, która dostosuje odpowiednie rozwiązania do potrzeb i wymagań Twojej firmy. Jest to kadra specjalistów radząca sobie z każdym zadaniem. Stale się rozwijają, aby sprostać oczekiwaniom swoich klientów. Dowiedz się więcej wchodząc na ich stronę internetową. – https://atutor.com.pl/pl/home/